17 maneras fáciles de mejorar sus reuniones
Tabla de contenido
- Antes de la reunión
- Evalúe el motivo de la reunión.
- Considere todo lo que necesita llevar consigo.
- Hágales saber a todos la agenda.
- Invite a las personas que necesitan estar allí.
- Cíñete a la regla de las dos pizzas.
- Piense un poco en la planificación física de la reunión.
- Considere su presentación.
- Bonificación: elija las herramientas de reunión en línea adecuadas.
- Durante la reunión
- Anime a todos a contribuir:
- Haga una broma o dos.
- Sea consciente de su lenguaje corporal.
- Que sea breve.
- Sea prudente.
- Evite las quejas.
- Mantente enfocado y comprometido
- Después de la reunión
¿Temes las reuniones? Es posible que esté cometiendo uno de los 7 errores principales de la reunión. ¡No te preocupes! Voy a repasar cada uno de los 7 errores de reunión y le daré 7 soluciones fáciles de reunión.
La gente de negocios tiene muchas reuniones. Tantos, de hecho, que para cuando termines de leer esta frase 8.000 reuniones habrá comenzado en los EE. UU. Para muchos de nosotros, la idea de asistir (o peor aún, hospedaje ) una reunión es suficiente para infundir miedo en nuestros corazones. Para otros, son solo un aburrimiento que chupa el tiempo. De hecho, una encuesta de trabajadores estadounidenses citó 'demasiadas reuniones' como la mayor pérdida de su tiempo .
Las reuniones mal hechas pueden ser aburridas, llevar mucho tiempo e increíblemente improductivas, lo que no solo es frustrante para todos los involucrados, sino que es extremadamente costoso para una empresa.
Las reuniones improductivas desperdician más de $ 37 mil millones por año solo en los EE. UU.
¡Y hay tantos tipos diferentes de reuniones! Desde reuniones de personal hasta grupos de trabajo, lluvia de ideas y reuniones ceremoniales, necesita saber cómo tener una mejor reunión.
Tenemos que mejorar la forma en que hacemos las reuniones. Esto significa crear un plan de acción para la reunión.
¡Por fin es hora de decir adiós a las terribles reuniones y marcar el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas!
Por eso he reunido Reuniones 101.
Antes de la reunión
Evalúe el motivo de la reunión.
Las reuniones deben enfocarse en la toma de decisiones importantes e involucrar la resolución de problemas o discusiones profundas. Con demasiada frecuencia, las reuniones se utilizan para compartir información de rutina con un equipo. Piense, ¿puede comunicar esta información de manera eficaz en un correo electrónico? Si es así, haz eso. Va a ahorrar tiempo, y tu equipo te lo agradecerá.
Considere todo lo que necesita llevar consigo.
No asista a una reunión con las manos vacías, especialmente si es el anfitrión de la reunión. Como mínimo, necesitará sus notas sobre lo que quiere discutir y lograr. Pero también necesitas lápiz y papel para poder anotar cualquier cosa importante.
También vale la pena considerar si necesita documentación para compartir con los asistentes, como:
- Datos y estadisticas
- Gráficos e informes
- Planes de venta
- Planes de producción
- Actas de reuniones anteriores
Todo esto variará de una industria a otra, e incluso de una empresa a otra, o de un equipo a otro, pero entiendes la esencia general.
Hágales saber a todos la agenda.
Si decide que necesita realizar la reunión, igualmente deberá enviar un correo electrónico con el metas que has establecido . Dejar que todos los asistentes sepan exactamente lo que quieres lograr y hablar ayudará a que todos se concentren en los asuntos en cuestión.
Solo alrededor del 37 por ciento de las reuniones en los EE. UU. Utilizan agendas, a pesar de que mejoran enormemente la productividad.
Además, un estudio pionero en el campo de la psicología sugiere que las agendas deben discutirse al principio, y las áreas de importancia se deben tratar primero para mantener todo súper enfocado.
Invite a las personas que necesitan estar allí.
Es una pérdida de tiempo y de poder de la gente traer a la reunión a personas que no necesitan estar allí. Considerar quién se beneficiará de la reunión y quiénes son los expertos necesitar estar allí e invitar a los asistentes en función de esto.
Algunos estudios Sugieren que hasta el 71 por ciento de los altos directivos consideran que las reuniones son improductivas e ineficientes, y que invitar a las personas equivocadas puede ser una de las principales razones de esto.
Cíñete a la regla de las dos pizzas.
El CEO de Amazon, Jeff Bezos, comenzó esto como una idea. Lo aplicó a equipos en general, aunque también puede funcionar para reuniones.
Si necesita más de dos pizzas para alimentar a todos, hay demasiada gente.
¿Ha escuchado la frase demasiados chefs estropean el caldo? Es verdad. Estudios han demostrado que por cada persona de más de siete miembros en un grupo, la efectividad en la toma de decisiones se reduce en aproximadamente un 10 por ciento. ¡Eek! Además, cuanto más grande es el grupo, más comportamiento contraproducente y agresión interpersonal ocurre.
Las razones de esto son bastante claras: cuanta más gente, más discusión se necesita, más desacuerdos ocurren y más tensiones aumentan.
Si es una regla suficientemente buena para Jeff Bezos, es una regla suficientemente buena para nosotros.
Piense un poco en la planificación física de la reunión.
La investigación ha mostrado que diseñar su reunión para considerar el nivel de ruido, la iluminación y los refrigerios puede mejorar la percepción de la calidad de la reunión. ¿Quién quiere una reunión durante el almuerzo sin comida? ¿O una reunión a primera hora de la mañana sin café de barril?
Hacer que sus asistentes se sientan cómodos significará que es más probable que presten atención y participen, y será una experiencia más cómoda para todos.
La adición de refrigerios en particular puede ayudar a que su reunión sea una ocasión social agradable, en lugar de una actividad a la que todos tengan que obligarse a asistir. Eso puede convertirlo en una gran oportunidad para la formación de equipos y redes en lugar de.
Considere su presentación.
¿Va a utilizar una presentación por computadora durante su reunión? ¿O tal vez simplemente usará un rotafolio o una pizarra?
Ya hemos cubierto algunos grandes ideas que mejorarán radicalmente su presentación . Pero la versión con viñetas es asegurarse de que sea concisa, esté diseñada de manera simple, no sea demasiado detallada y sea entregado con confianza .
También, las personas absorben la información mucho más fácilmente si se presenta visualmente . Esto significa que el uso de imágenes, diagramas, gráficos, etc., ayudan a transmitir su punto. Sin embargo, no se exceda, solo lo suficiente para cada imagen presenta claramente su punto.
Bonificación: elija las herramientas de reunión en línea adecuadas.
Puede ser difícil transmitir su mensaje si se conecta a Internet. Si tiene dificultades para lograr que su audiencia reciba lo mismo de las reuniones físicas, es posible que deba considerar las herramientas de reunión para agregar ese extra atracción sexual.
A continuación, se muestra una lista de herramientas que puede considerar, cortesía de Búsqueda de productos :
- Califica la reunión ayuda a programar y recopilar comentarios después de cada reunión
- Hugo convierte su calendario en una herramienta colaborativa para tomar notas
- Navegador crea un espacio de trabajo colaborativo para cada reunión
- Jottie lleva la toma de notas, las listas de tareas pendientes y la toma de decisiones a las reuniones
- Tooqan recopila comentarios honestos de los asistentes después de la reunión
- Telar mata la reunión
- Agua es una alternativa a Loom que graba la pantalla y la cámara web una al lado de la otra
- Abarcar visualiza la actividad diaria de su equipo de forma asincrónica en Slack
- Meetingbird significa que puede evitar ir y venir al programar una reunión
- Y cuando esté atrapado en una reunión dolorosa, use Llamar de vuelta para fingir una llamada de emergencia.
Piense en las herramientas como ayudantes: asegúrese de que su reunión sea sólida y no simple antes de agregar herramientas. Recuerde: una buena herramienta no puede salvar una mala reunión.
Durante la reunión
Anime a todos a contribuir:
Un metaanálisis de 200 estudios sobre la psicología de las reuniones sugiere que los trabajadores de alto nivel utilicen las reuniones como una forma de establecer metas, obtener comentarios del equipo y ayudar a las personas a comprender los problemas en el trabajo.
Es vital que todo su equipo contribuya a la discusión y la planificación.
Es posible que se esté perdiendo información crucial sobre una situación en desarrollo o se pierda información valiosa si la mitad de su equipo está sentado en silencio detrás del escritorio en lugar de expresar sus opiniones.
Haga una broma o dos.
Como en cualquier otro aspecto de la vida, la risa puede hacer que las experiencias sean más positivas. Usar el humor en las reuniones puede fomentar una mayor participación del equipo y mejorar las habilidades creativas para la resolución de problemas.
Como era de esperar, si las personas disfrutan de la reunión, es más probable que tenga un efecto positivo en el equipo en general.
Si le preocupa no ser lo suficientemente gracioso, consulte nuestro artículo sobre como ser gracioso para obtener algunos consejos y trucos.
Sea consciente de su lenguaje corporal.
Esto es particularmente importante si está presentando la reunión, pero también si es un asistente. El lenguaje corporal abierto y comprometido te ayudará a parecer (¡y sentirte más comprometido!) Y facilitará que otros reaccionen a tus palabras de manera positiva.
Algunas cosas a considerar incluyen:
- La posición de sus brazos, a su lado, es menos amenazante, mientras que cruzar los brazos puede dar una sensación de distancia / cierre.
- Contacto visual: tómese el tiempo para asegurarse de haber hecho contacto visual con cada miembro del grupo, para que todos se sientan más comprometidos con lo que está diciendo.
- Tu voz, no demasiado alta para que suene autoritaria, y no demasiado baja para que suene como si no tuvieras confianza. Es un equilibrio cuidadoso, pero verá una mejora en sus reuniones si puede parecer seguro y accesible.
Que sea breve.
El reunión promedio dura de 30 minutos a una hora, pero nuestra capacidad de atención está más cerca de diez a quince minutos . No solo es más agradable para todos si las reuniones se acortan, sino que nos resulta más difícil absorber información si estamos abrumados.
Nueve de cada 10 personas soñar despierto durante las reuniones.
Y, lo que es peor, 73 por ciento de las personas en una reunión están trabajando en otras cosas.
Todo el propósito de una reunión se pierde si las personas no la aprovechan. Y también puede estar literalmente quemando dinero (¡y tiempo!). Mirar por la ventana y pensar qué elementos necesitarías para sobrevivir a un apocalipsis zombi puede ser divertido, pero ciertamente no es productivo.
Sin embargo, esto se puede evitar (soñar despierto, no el apocalipsis zombi) manteniendo todo breve, simple y directo al grano. Esto significa que todos pueden volver a sus escritorios y es más probable que hayan asimilado los puntos clave de la reunión.
Sea prudente.
Este es el momento de sacar lo mejor de tu habilidades de las personas . Las reuniones a menudo tratan sobre el manejo de situaciones difíciles: tal vez negociando una venta con un cliente desafiante, gestionar un conflicto entre dos empleados o incluso hacer que alguien sea despedido.
Deberá abordar estas situaciones con cuidado y tacto.
Puede hacer esto sacando a relucir sus mejores habilidades de gestión de personas, como su persuasión técnicas y habilidades carismáticas, y pensar detenidamente en la situación a medida que avanza en la reunión.
Evite las quejas.
Esto no solo significa tú no debería quejarse, sino también redirigir miembros del equipo que se quejan. Una vez que empiezas a quejarte, creas una atmósfera de desesperanza. Por lo tanto, los gerentes deben apresurarse a alejar la conversación de esto.
Escuchar las quejas habituales es vinculado a la depresión y la ansiedad , particularmente en un lugar de trabajo donde se espera que reprima las emociones y evite explotar. En su lugar, anime a los empleados a expresar sus inquietudes de una manera más productiva, como un correo electrónico después de la reunión como parte del proceso de retroalimentación.
Mantente enfocado y comprometido
¿Recuerda esa agenda que anotó antes de la reunión? Apégate a ello. Podría tener una copia impresa y colocada sobre el escritorio si cree que podría ayudarlo a mantenerse en el camino correcto. Esta es la mejor manera de asegurarse de que la reunión sea eficaz y se mantiene en su propósito y se asegura de que todos se queden motivado .
Los gerentes deben prepararse para identificar cuándo la conversación se vuelve desenfocada y redirigirla cuando sea necesario (una habilidad que puede haber encontrado durante entrenamiento de liderazgo ).
Sabemos que a veces es más fácil decirlo que hacerlo. Pero la participación de los asistentes tiene un efecto directo en la efectividad de las reuniones, según investigación científica en el campo. (También evitará que se convierta en uno de los 39 por ciento de la gente asistentes que se duermen durante las reuniones).
Como asistente, puede mantenerse concentrado haciendo preguntas cuando desee comprender algo más, escribiendo notas o dibujando diagramas. Experimente con diferentes cosas y descubra lo que le funcione.
Como anfitrión de una reunión, puede ser un poco más difícil mantener a todos comprometidos. Pero sus mejores posibilidades son si abre la reunión con energía, pasión y positividad. Entonces es más probable que la gente haga lo mismo.
Después de la reunión
Comparta las actas.
Grabar las minutas de la reunión y luego enviarlas a los asistentes es una excelente manera de proporcionar un registro de las decisiones que se tomaron, a quién se le asignaron las funciones y responsabilidades, y el plan de acción para el futuro.
¿De qué sirve una reunión perfectamente eficaz si nadie recuerda realmente lo que se dijo?
Cuando esté escribiendo las actas (o un miembro del equipo designado, si prefiere delegar esta tarea), es importante incluir:
- Los nombres de todos los participantes presentes.
- Un breve resumen de la agenda
- Cada acción / tarea
- Todos los plazos / fechas de vencimiento de lo anterior
- Los principales puntos discutidos
- Cualquier decisión tomada
- Documentos utilizados, incluidas imágenes, archivos adjuntos
Reflexionar sobre las actas no solo ayuda a todos a recordar los puntos importantes de la reunión, sino que también puede enviarlos a otras personas que podrían beneficiarse de la información.
Solicite comentarios.
Esto es muy importante. Pregunte a las personas cómo se sintieron acerca de la reunión. Y luego poner en práctica lo que la gente ha dicho.
¿La gente lo encontró atractivo? Insightful? ¿Hubieran preferido que hubiera sido más corto?
También puede que tenga que aceptar que el problema es usted (lo siento). La gente no suele ser muy buena para identificar sus propios defectos y debilidades, y la autocrítica de su capacidad para realizar reuniones productivas no es una excepción.
en un Encuesta de Verizon 1998 , el setenta y nueve por ciento de los gerentes de la empresa informaron que las reuniones que organizaban eran 'extremadamente' o 'muy' productivas. Aunque solo el cincuenta y seis por ciento de esos gerentes informaron haber dicho lo mismo sobre las reuniones organizadas por otros.
Independientemente de la retroalimentación, ya sea positiva o negativa, utilizar la información que el equipo le brinda sobre la reunión . Además, recuérdelo cuando esté planificando futuras discusiones grupales.
Plan para el futuro.
Después de la reunión es el mejor momento para empezar a pensar en cómo va a seguir adelante con los resultados de la discusión y seguir avanzando.
Puede hacer esto creando un plan de seguimiento de la reunión de negocios siguiendo estos pasos:
- Especifique la tarea.
- Nombre a la persona designada para completar la tarea.
- Determine la fecha límite para su finalización.
- Determine qué constituye la finalización.
Una vez que haya decidido esto y lo haya colocado en un documento, es importante recordar difundir esta información a todos los involucrados en esa tarea y a los responsables de su ejecución.
Ahora que ha aprendido todos estos consejos y trucos, es hora de ponerlos en práctica. La proxima vez que tu encontrarse en una reunión , téngalos en cuenta y vea qué tan rápido puede hacer que estas experiencias de equipo sean más positivas para usted, su equipo y la empresa.