7 trucos para evitar la sobrecarga de información y administrar los correos electrónicos

Solía ​​ser adicto al correo electrónico. Yo estaba agotado. Burnout. Necesitaba una forma mejor de salir de mi bandeja de entrada.

Tabla de contenido

  1. ¿No puedo enviar mis correos electrónicos por lotes?
  2. Por qué el correo electrónico arruina la productividad
  3. La razón por la que siempre revisa el correo electrónico
  4. El peligro real: la sobrecarga de información
  5. 5 formas de combatir la sobrecarga de información
  6. Cómo evitar la sobrecarga de información y administrar los correos electrónicos de su trabajo en 7 pasos
    1. Paso 1: anote sus procesos
    2. Paso 2: busca la única cosa
    3. Paso 3: escribe tu final de lista
    4. Paso 4: implementar sprints
    5. Paso 5: eliminar la bandeja de entrada
    6. Paso 6: reuniones por correo electrónico
    7. Paso 7: sigue una dieta de correo electrónico
  7. Querido lector…

¿Sabía que el oficinista promedio recibe 121 correos electrónicos ¿por día?

¿Y que la mayoría de nosotros revisamos nuestro correo electrónico en el trabajo cada 6 minutos?



La sobrecarga de información es real. Y debe detenerse.

Me senté con Cal Newport. Cal es profesor de informática en la Universidad de Georgetown y el autor más vendido de 7 libros. Su libro más nuevo, Un mundo sin correo electrónico , aborda la pregunta esencial: ¿Cómo podemos mejorar el lugar de trabajo para que las comunicaciones importantes no utilizar el correo electrónico?

Mira nuestro video a continuación:

Nuestro objetivo es ayudarlo a mejorar su productividad con el correo electrónico. En esta guía, aprenderá:

  • cómo evitar la sobrecarga de información
  • por qué el correo electrónico es el asesino número uno de la productividad
  • por qué eres tan adicto a revisar correos electrónicos
  • cómo administrar los correos electrónicos (y su tiempo) como un jefe

¿No puedo simplemente enviar mis correos electrónicos por lotes?

Déjame adivinar: te han dicho que debes agrupar tus correos electrónicos.

Si bien eso puede funcionar para algunos, hay un gran problema. En una innovadora estudiar , investigadores de la Universidad de California realizaron un experimento:

  • Conectaron a 40 trabajadores de oficina a monitores de frecuencia cardíaca durante 12 días.
  • Descubrieron que cuanto más tiempo uno pasa en el correo electrónico en una hora determinada, mayor es su estrés (no es sorprendente).
  • También encontraron que cuanto más alto es el rasgo de personalidad del neuroticismo, más altos son sus niveles de estrés cuando envían correos electrónicos por lotes (más sorprendente).

Entonces, para algunas personas, los correos electrónicos por lotes en realidad pueden causar más daño que bien, especialmente si tienden a estresarse fácilmente. Entonces, ¿cómo resolvemos este problema? ¿Cuál es la mejor alternativa a consultar los correos electrónicos?

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Por qué el correo electrónico arruina la productividad

¿Revisa constantemente sus correos electrónicos todos los días? Esto podría ser malo, según una encuesta de 2021 realizada por Administrador de correo .

Los resultados de una encuesta de 2021 realizada por Mail Manager muestran que la mayoría de las personas sienten que el correo electrónico los hace menos productivos y más frustrados

La encuesta, realizada a 500 líderes empresariales, encontró que más de la mitad informaron que se sentían frustrados por no poder encontrar documentos específicos en su bandeja de entrada, lo que los hacía sentir como si estuvieran:



  • perdiendo el tiempo (63%)
  • ser menos productivo (48%)
  • perder información del proyecto (52%)

¡Ay! Sin mencionar que revisar constantemente el correo electrónico puede romper totalmente nuestra concentración (más sobre esto más adelante).

Lo que me lleva a la gran pregunta ...

¿Por qué trabajamos de esta manera? ¿Por qué permitimos que el correo electrónico reemplace otras formas de conversación más profunda? ¿Por qué tenemos las notificaciones activadas todo el tiempo? ¿Por qué no podemos hacer el trabajo importante primero y luego revisar el correo electrónico más tarde?

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La razón por la que siempre revisa el correo electrónico

Para comprender por qué usamos tanto correo electrónico, echemos un vistazo al historial del correo electrónico (¡es realmente fascinante!).

Correo electrónico comenzó a crecer a principios de la década de 1990. A medida que la gente descubrió que los correos electrónicos eran en general más baratos, más rápidos y más eficientes que las máquinas de fax, los usuarios de correo electrónico se dispararon en crecimiento, de 55 millones de usuarios en todo el mundo en 1997 a 400 millones en 1999.

Y aquí es donde comienza el problema de la comunicación por correo electrónico ...

Con el rápido crecimiento del correo electrónico, los correos electrónicos comenzaron a reemplazar todas las formas que solíamos comunicarnos. De repente empezamos a tener :

  • menos reuniones
  • menos llamadas telefónicas
  • menos conversaciones reales en persona

Esta gente aisló e inhibió la eficiencia del trabajo. el correo electrónico no escala .

Esto significa que sacrificamos la comunicación real y esporádica en persona con múltiples correos electrónicos de ida y vuelta con clientes y gerentes, correos electrónicos que toman mucho tiempo y con una sola persona (nosotros mismos) para responderlos. Todos sabemos cuánto pueden durar las cadenas de correo electrónico, por lo que nos apresuramos a responder a los correos electrónicos para no retrasar aún más el proceso.

Aquí es donde entra el concepto de mente colmena hiperactiva.

¿Qué es la mente colmena hiperactiva?

Cal Newport describe la mente colmena hiperactiva como un flujo de trabajo centrado en una conversación en curso alimentada por mensajes no estructurados y no programados. En la mente colmena, las personas tienden a mantener abiertas sus líneas de comunicación respondiendo correos electrónicos, llamadas telefónicas o llamadas de Zoom a lo largo del día. La mente colmena hiperactiva puede ser perjudicial para el trabajo profundo.

La Hivemind hiperactiva arruina nuestro flujo de trabajo, ya que estamos constantemente en alerta.

Descripción gráfica del flujo de trabajo Hivemind hiperactivo

No es irracional. No se trata de ser malo con nuestra herramientas de comunicación . No es culpa nuestra .



Este es el gran problema: No somos procesadores de computadora. No podemos simplemente ejecutar procesos uno tras otro, necesitamos tiempo para cambiar nuestra atención de una cosa a otra.

Cuando siempre tenemos nuestras líneas de comunicación abiertas, nuestros valiosos recursos mentales se eliminan, distrayéndonos del trabajo crítico y profundo que necesitamos para hacer las cosas.

La mente colmena hiperactiva es un veneno para la productividad.

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El peligro real: la sobrecarga de información

Con el flujo constante de mensajes e información, estamos sujetos a un problema mortal: la sobrecarga de información. Según un estudio de la Centro de Investigación Pew , El 20% de las personas dice sentirse abrumado por la información.

¿Qué es la sobrecarga de información?

La sobrecarga de información, también conocida como ansiedad por la información o infoxicación, es cuando estamos expuestos a demasiada información de la que podemos manejar a la vez. La sobrecarga de información ocurre comúnmente cuando absorbemos una gran cantidad de información (es decir, a través del correo electrónico), lo que a menudo nos lleva a tomar decisiones ilógicas o retrasa nuestras decisiones aún más.

Cuando nos sobrecargamos, nuestro cerebro simplemente no puede procesar toda la información que llega. Y hay muchos razones por las que nos sobrecargamos. ¿Puedes identificarte con alguno de estos?

  • Recibe innumerables correos electrónicos de sus compañeros de trabajo, gerentes y jefes a lo largo del día.
  • Te enfrentas a la presión de producir constantemente contenido excelente, lo que hace que tengas una mentalidad de más es mejor.
  • Estás bombardeado con información contradictoria (¡La tarea debe asignarse aquí! No, ¡debe asignarse allí!).
  • Constantemente está haciendo malabares con las múltiples tareas que se le asignan.
  • Se siente estresado cuando no puede procesar la información tan rápido como llega.

Si eso le suena a usted, aquí hay algunos consejos simples que puede implementar de inmediato para combatir la sobrecarga de información:

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5 formas de combatir la sobrecarga de información

Normalmente, cuando las personas tienen un problema, hay una respuesta:

  • ¿Quieres adelgazar? Come menos y haz ejercicio.
  • ¿Quieres dormir mejor? No mire la pantalla antes de acostarse y haga algo relajante.

Pero ¿Qué pasa con la sobrecarga de información?

No podemos simplemente apagar nuestra computadora y teléfonos, especialmente si nuestro trabajo está en línea.

Si bien la solución puede no ser simple, HAY cosas que he probado que ayudan mucho con la sobrecarga de información:

  1. Tormenta de pensamientos. Si está atascado y estresado, sacar sus ideas al papel REALMENTE ayuda. Coge un lápiz y papel y empecemos con la lluvia de ideas: enumera TODO lo que te está estresando en este momento. Los 20 correos electrónicos que recibió de su jefe. El gerente que le dijo que arreglara la impresora. Ese enorme documento de 30 páginas que tuvo que examinar esta mañana. La tormenta de pensamientos es como canalizar el estrés y las preocupaciones en un papel. Cuando tenga todo en la lista, podrá concentrarse más en la tarea que tiene entre manos en lugar de preocuparse por el resto.
  2. Utilice su equipo. Si forma parte de un equipo, no asuma la responsabilidad usted mismo. Supongamos que tiene un gerente que constantemente le envía tareas, ¿por qué no compartirlas con alguien de su equipo? Si tienen el ancho de banda, ambos podrían abordar el problema en lugar de depender de sí mismos (y dos cerebros son definitivamente mejor que uno).
  3. De-internet. Lee un libro. Ir a caminar. Haz algo de yoga. La información generalmente nos llega cuando estamos en Internet; después de todo, en Internet, podemos escuchar la voz de TODOS. En el mundo real, no todo el mundo necesita ser escuchado (al menos por nosotros). Ve a un lugar tranquilo y desintoxicante. Encuentro que una caminata agradable o una caminata corta me mantiene rejuvenecido.
  4. Evite la multitarea. Estudios muestran que la multitarea en realidad hace que las personas sean menos productivas que si se limitan a una sola tarea. ¿Por qué? Nuestros cerebros tienen dificultades para cambiar de una tarea a otra. Trabajamos lo mejor que podemos cuando podemos concentrarnos solos en una tarea sin distracciones. Así que considera timeboxing o encontrar una manera de trabajar sin distracciones.
  5. Gestión de manos libres. ¿Eres un microgestor? Si lo lleva demasiado lejos, podría estar lastimando a otros. A la mayoría de los empleados les gusta la sensación de autonomía; después de todo, son ellos quienes trabajan estrechamente con el proyecto. Pruebe un enfoque de no intervención en el que usted tome la iniciativa, pero deje que ellos tomen decisiones por sí mismos. ¡No solo lo apreciarán, sino que probablemente también sabrán qué es lo mejor para el equipo!

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Cómo evitar la sobrecarga de información y administrar los correos electrónicos de su trabajo en 7 pasos

Muy bien, centrémonos principalmente en el gran problema: los correos electrónicos.

No es fácil alejarse de esos correos electrónicos, pero tampoco es necesario que los elimine por completo.

Quiero que dejes de ser víctima de la sobrecarga de comunicación. Siga estos 7 pasos para una máxima gestión del correo electrónico:

Paso 1: anote sus procesos

Cada vez que reciba un correo electrónico, hágase esta pregunta de oro:

¿Cuál es el proceso subyacente que este correo electrónico está tratando de impulsar?

El correo electrónico podría tratar con clientes, impulsar un video para la producción, recopilar nuevas piezas de contenido para el blog, etc. Si el correo electrónico es importante, el remitente del correo electrónico depende de su respuesta para poder continuar con los siguientes pasos.

La clave aquí es tomarse el tiempo para escribir la respuesta en una hoja de papel o tomar una nota. Es posible que se dé cuenta de que algunos correos electrónicos no tienen un propósito importante, como los correos electrónicos de charlas o las quejas interminables.

Otra forma de pensar en esto es hacer una lista o una hoja de cálculo de cada tema o proyecto que llegue a tu bandeja de entrada. Entonces, cuando hice esta lista, noté que tenía temas:

  • artículos de blog - 17 correos electrónicos
  • Videos de YouTube: 12 correos electrónicos
  • charlas - 8 correos electrónicos
  • programación - 24 correos electrónicos

Esto fue útil porque me permitió pensar en la configuración de sistemas en estos depósitos.

Una vez que pueda ver visualmente cómo están vinculados sus correos electrónicos, continúe con el siguiente paso.

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Paso 2: busca la única cosa

Ahora viene la parte interesante:

¿Qué es lo único que puede hacer para facilitar sus procesos?

Apunta a la fruta madura aquí: la uno cambio simple que le ahorrará más tiempo.

Puede ser tan simple como usar una herramienta como Calendly para programar reuniones frecuentes con un cliente en lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta. O puede que se dé cuenta de que puede ahorrar mucho tiempo creando Plantillas de correo electrónico para esos correos electrónicos semanales repetitivos.

Una vez que tenga una fruta madura, agregue un par más.

Este paso es crucial porque le dice a su mente que la comunicación es más que solo el correo electrónico.

Una vez que haya encontrado su única cosa y haya eliminado el estrés de los correos electrónicos constantes de sus hombros, comenzará a tomar el impulso para tomar el control de su tiempo nuevamente.

Cuando vi mis lotes, me di cuenta de que teníamos que crear un sistema Asana que vincule nuestro blog y el sistema de videos de YouTube.

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Paso 3: escribe tu final de lista

Mi equipo y yo usamos Asana como nuestra herramienta de gestión de proyectos de referencia. Y como cualquier buen software de gestión de proyectos, un gran beneficio es ayudar a reducir los correos electrónicos.

Un truco muy útil que hemos implementado recientemente es usar una lista de fin de día / fin de semana. Esta lista es una tarea que creamos en Asana que básicamente dice:

¡Oye, Vanessa! Cuando tenga tiempo al final del día / semana, ¿podría mirar X, Y y Z?

Ejemplo de lista de fin de día

Este proceso nos ahorra TANTO de ida y vuelta porque nos hemos dado mucho tiempo el uno al otro para hacer nuestro trabajo profundo durante el día mientras guardamos la comunicación para más tarde.



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Paso 4: implementar sprints

Un sprint de equipo está hiperconcentrado en un proyecto o tarea para lograrlo. Esto generalmente involucra a la mayoría o a todos los miembros importantes de su equipo necesarios para realizar la tarea.

Los sprints son comunes en los equipos de desarrollo de software, donde la colaboración en tiempo real es importante para mantener el rumbo de modo que se cumplan las dependencias de las tareas.

Sin embargo, en la mayoría de las otras organizaciones, el sprint del equipo se pierde.

Recomiendo volver al sprint.

Centra toda la atención de tu equipo en una tarea, ignorando los correos electrónicos hasta que esa tarea esté completa. De esa manera, todo el equipo sabe en qué están trabajando todos y se puede completar un trabajo profundo en el proceso.

Incluso puede programar en días de sprint o mañanas cuando su equipo trabaja en una tarea durante un tiempo específico y una tarea diferente en la siguiente. Descubrí que esto ayuda a TON a evitar esas desagradables cadenas de correo electrónico.

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Paso 5: eliminar la bandeja de entrada

Piense en los recursos en línea más importantes del día a día de su equipo:

  • el calendario de gestión de proyectos
  • redacción de documentos en línea
  • herramientas de escritura

¿Es necesario que estos recursos estén en la bandeja de entrada? Mi respuesta es no (y estoy seguro de que el 99% de las empresas pueden desechar la bandeja de entrada y seguir siendo productivas). Entonces, si está constantemente mirando la bandeja de entrada para acceder a los recursos de su equipo, la clave aquí es hacer que sus recursos estén disponibles fuera de la bandeja de entrada:

  • Utilice un documento colaborativo para dejar comentarios.
  • Cree una plantilla de recursos con los enlaces relevantes en su software de gestión de proyectos.
  • Configure el software de comunicación para que esté fuera del correo electrónico y establezca notificaciones fuera del tiempo de trabajo profundo.

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Paso 6: reuniones por correo electrónico

En lugar de enviar correo electrónico tras correo electrónico, intente programar una o dos reuniones semanales en las que cubra temas importantes (y ahorre mucho tiempo de los correos electrónicos en el proceso).

El correo electrónico es excelente para transmitir, pero es terrible para interactuar.

La regla general es: Si tiene que tomar una decisión importante o tener una conversación importante por correo electrónico, es mejor tener una reunión. Los correos electrónicos pueden ser un gran recordatorio para hacer ping a las personas sobre una próxima reunión, pero guarde la carne y las papas para la reunión.

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Paso 7: sigue una dieta de correo electrónico

Al igual que con una dieta sin gluten, mi equipo y yo también hemos estado siguiendo lentamente una dieta por correo electrónico.

Y al igual que con todas las dietas, está bien empezar de forma lenta y constante para introducirse en el nuevo sistema. Lo entiendo, el correo electrónico parece ser el recurso necesario para todas las empresas modernas.

Pero la clave aquí no es detener el correo electrónico o la comunicación por completo, se trata de reemplazar estos flujos de trabajo subyacentes.

Cuanto mejor sea su equipo para reemplazar los correos electrónicos, menos perderá el uso de correos electrónicos en primer lugar.

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Querido lector…

¡Espero que este artículo le haya resultado útil! Quiero ayudarlo a tomar el control de su tiempo y terminar con todas las distracciones innecesarias en su vida. Deje un comentario a continuación y déjeme saber sus consejos de expertos sobre cómo maneja sus correos electrónicos de trabajo.

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A tu éxito,

Vanessa