Cómo construir un equipo virtual sólido en 7 pasos

¿Estás en un equipo virtual y quieres que funcione? ¡Aquí están mis estrategias de comunicación de equipo virtual favoritas que puede usar tanto en casa como en la oficina!

Tabla de contenido

  1. Crea un espacio social
    1. ¿Cómo puedo motivar a los miembros del equipo virtual?
  2. Ser un adicto al video
  3. Elija las herramientas adecuadas
    1. Elija sus herramientas de chat
    2. Elija sus herramientas de automatización del flujo de trabajo
  4. Cree una gran política remota
    1. ¿Qué es una política de trabajo remoto?
  5. Encuentra tu ritmo de movimiento
  6. Recomendar atajos
  7. Evite las trampas
  8. Bono: iniciar, detener, continuar

A medida que más empresas comienzan a trabajar de forma remota, necesitamos saber cómo trabajar de manera eficaz en un equipo virtual.

Cada vez somos más los que trabajamos desde casa y esto significa saber cómo adaptarse.



Los estudios han demostrado que trabajar desde casa también puede generar un equipo virtual más feliz y productivo.

4 muñecos de palo están accediendo a la computadora y trabajando en un equipo virtual ¿Qué es un equipo virtual?

Un equipo virtual es un grupo de trabajadores remotos que colaboran juntos para finalizar un proyecto. Un buen equipo virtual es capaz de comunicarse de forma eficaz mediante aplicaciones o software y puede estar formado por empleados de una sola empresa o empleados de diferentes empresas.



Hacer que los equipos virtuales sean correctos se basa en dos factores:

  • Acceso a la tecnología adecuada
  • Usar una comunicación digital clara

Lograr estas dos cosas significará que podrá colaborar de manera eficaz en un lugar de trabajo virtual.

Así es como lo haces.

Crea un espacio social

El mayor error que cometen los equipos virtuales es asumir que la construcción de relaciones y el tiempo social sucederán de forma natural. En una oficina es fácil bromear con la máquina de café, almorzar juntos o charlar antes de comenzar una reunión.

O incluso bromear con sus compañeros de trabajo.

En un lugar de trabajo digital, muchas de estas oportunidades desaparecen. ¡Así que tienes que crear tu propio espacio social para evitar el agotamiento de la batería social dentro de tu equipo virtual!

En un lugar de trabajo digital, las relaciones son como baterías. Drenan y debes recargarlos constantemente.

Scott Edwards, director ejecutivo de Science of People

Estas son las buenas noticias:

  • La ciencia sugiere que videollamada puede ser una forma sencilla de reducir la soledad y el aislamiento.
  • Regular llamadas telefónicas puede ayudar a mantener las amistades cercanas.
  • Puedes producir oxitocina (el químico para la unión) incluso a través de una cámara web.

El tiempo social es increíblemente importante para nuestro bienestar y nuestro bienestar es importante para nuestra productividad. Puede parecer contraproducente en una semana ocupada programar tiempo con su grupo virtual solo para charlar, pero el tiempo social es fundamental para la lealtad y la cohesión del equipo.

Estudios han demostrado que las amistades dentro de un equipo conducen a un mejor desempeño, por eso es vital que nos mantengamos al tanto de estas relaciones incluso si no podemos vernos cara a cara. Aquí hay algunas ideas para programar en su espacio social:

  • Divida los primeros 10 minutos de cada reunión para ponerse al día personales.
  • ¡Aprender juntos! Envía tu TED Talk favorito a tu equipo para que la gente pueda verlo por su cuenta (me encanta este TED Talk, pero soy un poco parcial). Luego tenga una discusión durante el almuerzo en la que hable sobre lo que aprendió.
  • Haz más uno a uno y agregue preguntas personales a la agenda. Pregunte sobre metas, pasatiempos y familia.
  • Tómate una pausa para el café digital.
  • Almuercen juntos.
  • Traiga a un orador o un experto invitado para que organice un almuerzo y aprenda. (¡Hago esto para equipos TODO EL TIEMPO! Y me encantaría conocer a tu equipo).
  • Hacer un rompehielos no incómodo para calentar sus reuniones.

Para el equipo de Science of People, incluso tenemos días de películas cada dos meses y usamos estas oportunidades tanto para celebrar como para verificar las actualizaciones personales y profesionales.

Puede parecer un poco extraño al principio programar una pausa para el café a larga distancia con sus colegas, pero es importante que mantengamos a nuestro equipo garantizado . Después de todo lo dicho y hecho, es posible que todavía se pregunte ...

¿Cómo puedo motivar a los miembros del equipo virtual?

Saber cómo motivar a los miembros del equipo virtual es fundamental para los líderes de equipo. Primero, necesitas saber como motivarte . Nos inspira gente altamente productiva y eficiente.

En segundo lugar, aprenda el tipo de personalidad de su equipo. He dirigido cientos de capacitaciones corporativas virtuales para equipos remotos, incluidos Microsoft, Automattic (¡gracias por construir este sitio web completo!) Y Google. Uno de los ejercicios más motivadores que hemos realizado es la ciencia de la personalidad en equipo.

Vanessa hace una presentación sobre el trabajo virtual y remoto frente a una audiencia

Me encantaría venir a hablar con su grupo de forma virtual o puede dirigir a su equipo a través de nuestro ejercicio de personalidad.



Reserva Vanessa

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Ser un adicto al video

Cada martes, mi equipo aparece en Zoom, una plataforma de videoconferencia, para compartir actualizaciones y generar nuevas ideas para el negocio. Por supuesto, todavía nos comunicamos a través de otros canales, como el correo electrónico y el teléfono, pero el video permite una experiencia más visual entre el equipo. Recomiendo especialmente las videollamadas a nuevos contactos de la red en línea.

Las videollamadas se reconocen como una mejor manera de organizar reuniones en comparación con las llamadas telefónicas estándar.

A continuación, se explica por qué las videollamadas son tan importantes:

  • Lenguaje corporal. Las videollamadas ofrecen más interacción natural , donde las personas que llaman pueden hacer contacto visual y leer el lenguaje corporal. Por ejemplo, si comparto noticias y uno de los miembros de mi equipo muestra una expresión de sorpresa, sé que la noticia fue impactante o sorprendente. Puedo aprovechar las necesidades emocionales de mi equipo que no podría hacer tan fácilmente solo con la comunicación escrita. O si veo a alguien asentir con la cabeza sí o no, sé que están de acuerdo o en desacuerdo con respecto a un asunto.
  • La mentalidad correcta. Uno de los errores más comunes de trabajar desde casa es encontrarlo. más difícil mantener una rutina , y algunas personas comienzan a deshacerse de su ropa de oficina, prefiriendo trabajar en pijama ( algunos estudios sugieren que esto podría ser hasta el 60% de los trabajadores a domicilio). Esto puede hacer que las personas se sientan menos productivas mientras luchan por ingresar al mentalidad adecuada para el trabajo . Sin embargo, las videoconferencias regulares nos animan a disfrazarnos un poco para la reunión y a sentirnos un poco más como si fuéramos a trabajar.
  • Microexpresiones . Existen 7 expresiones faciales universales y son increíblemente importantes para decodificar y comprender las emociones. Si estás en una videollamada, ¡puedes leerlos!

¡Y puedes mejorar el video! Consulte nuestra guía para hacer que sus videollamadas sean increíbles.

15 consejos antes de su próxima videollamada

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Elija las herramientas adecuadas

¿Cuál es uno de los mayores desafíos para los equipos virtuales? ¡Encontrar la tecnología adecuada para el trabajo adecuado! Afortunadamente, existen herramientas que pueden transformar equipos improductivos en equipos virtuales exitosos.

Con casi el 69% de las empresas que ya ofrecen el trabajo remoto como una opción, existen muchas herramientas para mantenerlo conectado con su equipo.

Recomiendo encarecidamente probar todos estos para su equipo virtual y luego seleccionar lo que funcione mejor. También soy fanático de usar más de un tipo de comunicación digital y alinearlos con las tareas correctas. Por ejemplo, las sesiones de lluvia de ideas siempre deben realizarse en el chat de video (para ver el lenguaje corporal y las caras), mientras que las agendas se pueden trabajar de forma asincrónica por correo electrónico, y las aclaraciones rápidas son mejores a través del chat.

Aquí está la conclusión: elija la herramienta adecuada que funcione para la tarea.

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Elija sus herramientas de chat

A veces, solo necesitará enviar algunos mensajes rápidos de ida y vuelta a sus compañeros de equipo. No tiene por qué ser complicado: para este tipo de conversaciones, elija un buen servicio de chat. Nos encanta Flojo o Giro , aunque si ya estás usando Gmail, tiene un chat útil integrado llamado Hangouts de Google .

Hangouts de Google

Paso de acción: Durante sus reuniones virtuales, no tenga miedo de animar las cosas con encuestas, archivos PDF y charlas de preparación.



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Elija sus herramientas de automatización del flujo de trabajo

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo lo ayuda a automatizar todas las tareas aburridas y tediosas para que pueda concentrarse en las importantes. La automatización del flujo de trabajo incluye software y aplicaciones que son eficientes y eliminan el factor de error humano. A continuación, se muestran algunos ejemplos de automatización del flujo de trabajo:

  • Automatización de correo electrónico: con la automatización del correo electrónico, puede enviar correos electrónicos en determinados momentos a determinadas personas.
  • Gestionar clientes potenciales: Para las empresas que venden productos, las herramientas de automatización pueden ayudar a dirigirlos automáticamente a la parte correcta del proceso de ventas.

A continuación, se explica por qué las herramientas de automatización del flujo de trabajo son tan importantes:

Si todo el mundo sigue haciendo las tareas aburridas y repetitivas que podrían automatizarse, todo su equipo perderá un tiempo valioso.

Las herramientas de automatización son imprescindibles para equipos virtuales eficaces. Hay algunas herramientas o automatización del flujo de trabajo realmente buenas, pero nos gustan especialmente lunes , Zapier , y Microsoft Flow . Este es el software del lunes, que puede utilizar para crear una tarea automatizada:

Puede configurar todas las automatizaciones de tareas a la vez, y se realizarán automáticamente cada vez que se active una tarea. ¡Las herramientas de automatización son, literalmente, uno de los mejores ahorradores de tiempo!

Colaboración

Realmente no podemos cantar alabanzas por Google Drive suficiente cuando se trata de colaborar en documentos.

Al usar la función de seguimiento de cambios, puede ver exactamente las partes del documento que su grupo virtual ha estado editando:

Historial de versiones de Google Docs

También puede trabajar en el modo Sugerencias para evitar que se realicen modificaciones permanentes sin que un colaborador esté de acuerdo con el cambio:



Modo de sugerencias de Google Docs

Google Docs es una de las mejores formas de aumentar su colaboración. ¡Hurra por el trabajo en equipo virtual!



Gestión de proyectos

Cuando esté trabajando para construir una cultura remota sólida, es una buena idea resolver algunas herramientas de gestión de proyectos.

Puede ser mucho más difícil organizar exactamente a quién se delega una tarea y para qué fecha límite cuando ya no puede volver a verificar algo en un escritorio.

Encontramos eso Asana es el mejor para la gestión de proyectos, pero a otros equipos les gusta utilizar Trello o Jira .

Videoconferencia

Cuando piensa en videoconferencias, su primer pensamiento podría ser usar Skype, pero hay muchas más opciones en estos días. Zoom se está convirtiendo rápidamente más popular , así como también Cisco Webex , los cuales ofrecen funciones como difuminar el fondo (útil cuando no desea que su grupo virtual vea el estado de su cocina).

Sin embargo, de nuevo, si ya usa Gmail, Reunión de Google y Google Hangouts son servicios de videollamadas impresionantes pero fáciles de usar.

Planificación

Ok, lo vamos a decir de nuevo. calendario de Google es genial para programar. Puede controlar la configuración de privacidad y unirse a calendarios individuales (por ejemplo, el horario de oficina del equipo A y las reuniones), por lo que todos los eventos que necesita saber aparecen en su calendario. También puede establecer recordatorios, compartir invitaciones a eventos y escribir descripciones junto con la fecha y la hora.

calendario de Google

Tenemos aún más herramientas de comunicación que puede consultar:



Las 15 mejores herramientas de comunicación remota

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Cree una gran política remota

Incluso si trabajar desde casa es solo temporal, debe tener una política de trabajo remoto en su lugar. Se espera que estemos a punto de ver un cambio significativo en el número de personas que trabajan desde casa de forma permanente. Por lo tanto, vale la pena invertir el tiempo en colaborar con su equipo virtual en una política oficial de trabajo remoto.

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¿Qué es una política de trabajo remoto?

Una póliza de trabajo remoto es un acuerdo generalmente entre un empleador y un empleado que describe los términos y condiciones de trabajo. Una política de trabajo remoto puede ser temporal o permanente e incluye detalles sobre cómo se realizará el trabajo fuera de la oficina.

Esto es lo que incluye una política típica de trabajo remoto:

  • Horas Laborales
  • Flujo de trabajo del equipo que describe exactamente quién informa a quién (y con qué frecuencia y con qué frecuencia)
  • Nuevas políticas de licencia parental
  • Nuevas políticas de enfermedad
  • La nueva estructura de la semana laboral en cuanto a reuniones y conferencias
  • Expectativas de comunicación

La preparación de un documento como este realmente sienta las bases para el tipo de cultura comunicativa y colaborativa que desea para su equipo virtual mientras trabaja de forma remota.

Puede encontrar más información sobre cómo crear una política de trabajo remoto en nuestra guía para administrar empleados remotos:

12 consejos fiables para gestionar empleados remotos

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Encuentra tu ritmo de movimiento

Tenemos nuestra nueva oficina en la habitación de invitados preparada, una máquina de café brillante colocada cuidadosamente al lado de la computadora, un escritorio de pie, todo armado, ¡y estamos listos para comenzar!

Bien, casi.

Una de las partes más difíciles de pasar de una oficina a nuestro hogar es lo fácil que resulta estar inactivo. Nos sentamos y nos convertimos en papas de silla prolongadas. Y es malo: los estudios científicos sobre estar sentado durante mucho tiempo han sugerido que el comportamiento sedentario puede provocar un aumento de la presión arterial, niveles altos de azúcar en sangre, exceso de grasa corporal y niveles elevados de colesterol.

¿Y la peor parte?

Ser sedentario es fácil . El ejercicio es duro . ¡Así que la gente simplemente no hace ejercicio! Es especialmente importante para los trabajadores remotos que suelen trabajar en casa y están sentados todo el día. Pero si aún no está en una rutina de ejercicios, considere esto:

Cada minuto que haces ejercicio es un minuto añadido a tu vida.

Eso es porque Investigadores de Harvard descubrió que solo 15 minutos de ejercicio al día pueden aumentar su esperanza de vida en 3 años.

Aquí hay algunas formas en las que puede incluir el ejercicio en su nueva rutina de trabajo.

  • Cada 30 minutos, intente descansar un rato.
  • Use un paso a paso o una cinta de correr debajo de su escritorio para mantener sus piernas en movimiento.
  • Párese, especialmente cuando realice presentaciones en línea.
  • Camine por la casa cuando atienda una llamada telefónica.
  • Compra una cuerda para saltar y pasa 15 minutos al día saltando.
  • Haz 10 flexiones cada hora.
  • Compre una barra de dominadas y colóquela sobre la puerta de su oficina. Cada vez que pases, haz una dominada.
  • Mira una rutina de yoga en YouTube y síguela.
  • Intente usar un escritorio de pie .

La verdad es que no importa tanto qué tipo de ejercicio que haces, siempre que sea de intensidad moderada y te desafíes a ti mismo. Si suena demasiado al principio, ¡pruebe con pasos de bebé! Haz solo un par de lagartijas o solo 5 minutos de saltar la cuerda y comienza a partir de ahí.

La línea de fondo: El trabajo es importante, pero no puede realizarlo si su salud está sufriendo.

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Recomendar atajos

Si puede eliminar la carga de estrés de los demás, será visto como un gran jugador en su equipo.

En otras palabras, la cantidad de estrés que reduce de los demás determina su valor. Piénselo: si agrega trabajo y estrés a otras personas, está cargando efectivamente a su equipo.

Pero si encuentra una manera de reducir el estrés, la gente acudirá más a usted en busca de ayuda.

¿Cuál es una excelente manera de reducir el estrés del equipo? Una gran manera es por recomendar atajos.

Accesos directos en el flujo de trabajo. Atajos para ahorrar tiempo. Atajos que piratean la productividad. Por ejemplo, encontré un gran complemento que ahorró tiempo al reducir una gran cantidad de investigación manual. Como esto podría ayudar a uno de los miembros de mi equipo, se lo envié y, como resultado, ¡su eficiencia mejoró drásticamente! (¡Y su carga de estrés también se redujo!)

Paso de acción: Encuentre y recomiende un gran atajo a un compañero de trabajo, gerente, empleado o jefe. Si les gusta, ¡genial! Ayudaste y mostraste valor. Si no les gustó, ¡no hay problema! También muestra que está siendo proactivo y que tiene un deseo genuino de ayudar.

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Evite las trampas

Hay algunos errores comunes en los que caen los trabajadores remotos cuando se unen a un equipo virtual. En su mayoría, se reducen a dos cosas:

  1. falta de rutina, y
  2. falta de buena comunicación.

Se informa que el 40% de los trabajadores remotos citan la flexibilidad como el mayor beneficio de trabajar desde casa.

Pero, flexibilidad viene con una desventaja .

Aquí hay un escenario:

  • Debe entregar un informe para las 3:00 p.m. Son las 2:45 p.m. y vas a entregar tu informe.
  • ¡Pero espera! Tus perros corren alrededor de tus pies porque necesitan salir. Los lleva a dar un paseo y luego les entrega su informe.
  • ¡Pero espera! Su hijo está llorando y quiere desesperadamente su atención. Lo tranquiliza y le entrega su informe.
  • ¡Pero espera! Sí, lo adivinaste. Son más de las 3:00 p.m. y su informe es ahora atrasado.

La flexibilidad es fantástica, pero hay una gran desventaja de la flexibilidad: las distracciones.

Establecer metas para ti mismo, restricciones de tiempo en tareas específicas y mantener tu espacio de trabajo libre de distracciones es realmente importante si quieres hacer algo.

Hay varias formas de hacerlo.

  • Haga que escribir una lista de tareas sea parte de su rutina de la mañana .
  • Realice un seguimiento de su productividad anotando cuánto tiempo pasa trabajando y teniendo tiempo libre. Si quieres ser digital, usa una aplicación como Impulsado para realizar un seguimiento de su tiempo.
  • Instale su oficina en casa en un área tranquila de la casa, libre de distracciones. Es mejor que se asigne su propia habitación específicamente para trabajar, de modo que no la asocie con nada más.
  • Mantenga su teléfono en una habitación diferente ( un estudio ha demostrado que la sola presencia de un teléfono móvil, incluso si está apagado, reduce la capacidad del cerebro).

El otro gran escollo en el que caen los trabajadores remotos es la falta de comunicación con su equipo. Esto no solo afecta la productividad del lugar de trabajo, sino también tu propia salud mental .

Uno estudiar sugiere que hasta el 21% de los trabajadores remotos luchan contra la soledad.

Ya hemos establecido el tipo de herramientas que puede utilizar para evitar que esto suceda, pero aquí hay algunas consejos sociales sobre cómo manejar esto.

  • Comparta cosas sobre su vida fuera del trabajo y anime a otras personas del equipo a que también lo hagan. ¿Cómo estuvo tu fin de semana? ¡Maravilloso! Finalmente pudimos ver esa nueva serie transmitida en Netflix; ¿lo has visto? Esto puede sonar mundano, pero recordar que usted es más que su trabajo y que sus compañeros de equipo son más que su trabajo, es vital en tiempos de aumento del aislamiento social.
  • Brinde a otras personas tranquilidad y comentarios positivos sobre su trabajo. Esto puede faltar en un equipo virtual, así que realmente intente levantar la moral de los demás.

Línea de fondo: Lo que más debe tener en cuenta sobre la construcción de un equipo virtual sólido es lo mismo que lo haría en la oficina: mantener una comunicación efectiva, una relación cercana con su grupo virtual y apegarse a una rutina.

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Bono: iniciar, detener, continuar

Este es uno de los ejercicios favoritos de mi equipo. Se llama Iniciar, Detener, Continuar y funciona tanto para equipos virtuales como presenciales. Puede hacer esto anualmente, semestral o mensualmente con su equipo. Aquí, en Science of People, revisamos este ejercicio después de momentos de grandes negocios, como lanzamientos de productos y renovaciones de cursos, para informar al equipo sobre las tareas.

Cuando trabaja de forma virtual, es fácil perderse en su propio trabajo y olvidarse de lo que el resto del equipo está construyendo y creando. Este ejercicio sirve como recordatorio de los objetivos comerciales y cómo las tareas de cada miembro del equipo apoyan esos objetivos.

Vea el video completo en Start, Stop, Continue para obtener más información:

¿Trabajo remoto? ¡Envía este video a tu equipo virtual! Use esto como un punto de partida para comenzar a comunicarse de manera más significativa y dinámicamente con tus compañeros.

Feliz trabajo virtual,

Vanessa