Deje de hacer su lista de tareas y pruebe esto en su lugar

Tabla de contenido

  1. Tus tareas principales
  2. Haz tu ABC (... y D y F)
  3. Haz el alfabeto de tu equipo
  4. Optimizar para el trabajo alfabético

¿Qué te motiva a hacer tu mejor trabajo? Puede que sea el momento de un cambio. Cuando haces tu mejor trabajo ...

  • El trabajo se vuelve más fácil y eficiente
  • Todos los miembros de un equipo trabajan de manera más estratégica
  • La gestión inteligente de tareas es la mejor forma de mejorar su productividad

Cuando hablamos de productividad, solemos pensar en software, listas y seguimiento del tiempo.

Mi estrategia es totalmente diferente y, con suerte, cambiará por completo su forma de pensar sobre las tareas.



Quiero enseñarte un concepto poderoso que me gusta llamar Trabajo Alfabeto.

Así es como funciona: todo el mundo sobresale en diferentes tipos de tareas. Algunas personas aman los detalles y la rutina, otras aman la creatividad y la espontaneidad.

La clave de la productividad es hacer su mejor trabajo.

Un trabajo:

Tu mejor trabajo se llama trabajo A. Un trabajo te hubiera dado A en la escuela. Te resulta fácil. Te hace sentir inteligente. Es tu tipo de trabajo favorito para empezar a fluir. El tiempo vuela cuando estás haciendo un trabajo y mejora tu día.

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B Trabajo:

Tu segundo mejor trabajo se llama tu trabajo B. Este es un trabajo que puedes hacer y eres bastante bueno en eso, pero no hace que tu corazón cante. No está por encima del promedio en eso, pero puede hacerlo.

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Trabajo C:

Luego viene tu trabajo en C. ¡Apuesto a que adivinas a dónde va esto! Este es un trabajo en el que estás sólidamente promedio. Puedes hacerlo, pero realmente no lo disfrutas. Se necesita energía y tiempo y, a menudo, lo pospones porque no es tu favorito.

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D Trabajo:

Una 'D' en la escuela significaba que reprobaste. Y tu trabajo en D es el que menos te gusta. El trabajo le lleva más tiempo que a otras personas, a menudo no lo hace bien o no lo hace bien. Cometemos la mayor cantidad de errores en nuestro trabajo D y nos sentimos más insatisfechos e improductivos al hacerlo.

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F Trabajo:

¡Nunca trabaje F! El trabajo debe evitarse a toda costa. ¡No solo te agota, sino que por lo general está plagado de errores!

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Aquí está el problema:

Cuando pensamos en asignar tareas en un equipo o abordar cosas en nuestra lista de tareas, a menudo pensamos en:

Tiempo y ancho de banda

Nos preguntamos: ¿tengo tiempo para hacer esto ahora mismo? O le preguntamos a un miembro del equipo: ¿tiene ancho de banda para este proyecto? Pero también tenemos que considerar:

¡Habilidades!

En un equipo, todos tienen diferentes trabajos A, B, C, D y F, pero rara vez hablamos de nuestras tareas de esta manera. Si solo dividimos el trabajo en función del ancho de banda, no siempre obtenemos el trabajo que se hace bien o a tiempo.

Alguien puede tener tiempo para un proyecto, pero si ese proyecto le toma el doble de tiempo que a otra persona, ¡es una mala tarea!

Quiero que guardes tu lista de tareas pendientes y empieces a pensar en tus tareas en términos de trabajo alfabético.

Tus tareas principales

¿Qué toma la mayor parte de su tiempo? ¿Haces las mismas tareas todos los días? ¿Semanal? ¿Mensual? En la primera ronda de este ejercicio, abordaremos sus tareas más importantes. Haga una lista de las 10 a 15 tareas principales que requieren más tiempo Y la mayor parte del poder de su cerebro. Por ejemplo, aquí está mi lista de este mes:

  1. Blogs de escritura
  2. Creando cursos
  3. Responder a los correos electrónicos
  4. Escribir guiones de video
  5. Llamadas de registro del equipo
  6. Edición de videos
  7. SEO + Estrategia de marketing
  8. Presentación + Facturas
  9. Creando Gráficos
  10. Comprobación de las redes sociales

Haga su lista, y si necesita ser más larga, ¡también está bien! Siempre puede hacer este ejercicio varias veces y agregar 50 o más tareas; si hace tantas, ¡guau!

Consejo de un experto: me gusta enumerarlos, de mayor a menor tiempo, para poder tener una idea de dónde paso mi tiempo. Pero ese es un complemento de productividad opcional.

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Haz tu ABC (... y D y F)

Mire su lista de tareas pendientes y escriba una letra al lado de cada tarea. Ahora haga una lista de tareas diaria típica, una lista de tareas semanal y una lista mensual de tareas pendientes. Asigne a cada tarea una letra. Podría verse así:

Lista de tareas diarias de Vanessa:

  • Correos electrónicos (B)
  • Consultar las redes sociales (D)
  • Escribir blogs (A)

Lista de tareas semanales de Vanessa:

  • Escribir guiones de video (A)
  • Editar videos (C)
  • Crear gráficos (D)

Lista mensual de tareas pendientes de Vanessa:

  • Llamadas de registro del equipo (A)
  • SEO + Marketing (B)
  • Presentación + Facturas (D)

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Haz el alfabeto de tu equipo

Ahora observe las tareas de su equipo o colega. ¿Puede asignarles trabajo A, B, C, D (o incluso F)? Veamos a mi socio comercial, Scott:

Lista de tareas diarias de Scott:

  • Estrategia de marketing (A)
  • Gestión de redes sociales (D)
  • Correos electrónicos (B)

Lista de tareas semanales de Scott:

  • SEO (A)
  • Edición de video (C)
  • Gráficos (B)

Lista mensual de tareas pendientes de Scott:

  • Enviar correos electrónicos a los estudiantes (C)
  • Creación de cursos (D)
  • Diseño de sitios web (B)

Puede hacer esto como una colaboración o adivinar lo mejor que pueda sobre la lista de tareas pendientes y las preferencias de alguien.

Primero me gusta adivinar, luego preguntarles sobre sus calificaciones reales, ¡de esta manera puedes verificar tus instintos!

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Optimizar para el trabajo alfabético

Con estas listas, querrá hacerse a sí mismo y a su equipo las siguientes preguntas importantes:

  • ¿Puedes darles a todos su trabajo A? Esto puede requerir un poco de trabajo comercial, pero vale la pena. Por un tiempo estuve subcontratando ayuda para escribir en el blog. ¡Fue una idea terrible! Me encanta escribir en el blog y es mi trabajo sobresaliente. Cuando lo regalé, me tomé más tiempo para hacer mi trabajo B. ¡No! ¡Eso no duró mucho!
  • ¿Puede trabajar el segmento B? El trabajo de B no es tan malo, pero no quieres priorizarlo. Por ejemplo, soy más productivo y creativo a primera hora de la mañana. ¡Aquí es cuando debería estar haciendo mi trabajo A, NO mi trabajo B! Debería guardar mi trabajo B para la tarde, la lentitud después del almuerzo. Se hará, pero no le quitará ese precioso tiempo.
  • ¿Puede regalar, subcontratar o dejar de hacer el trabajo de C y D de las personas? Todo el mundo tiene que hacer un trabajo de C y D a veces, pero ¿puedes minimizarlo? Por ejemplo, Scott y yo odiamos la edición de videos y no somos buenos en eso. Decidimos contratar a un contratista cuyo trabajo era la edición de video. ¡Todos ganan!
  • ¿Puedes evitar el trabajo F a toda costa? Nadie debería estar haciendo el trabajo de F nunca. Período. Es una receta para los errores, la infelicidad y la baja productividad.

Aquí está la conclusión: cada discusión debe centrarse en permitir que las personas hagan su mejor trabajo. ¡Debes pensar en tu día en términos de priorizar un trabajo porque lo haces mejor! Al regalar trabajo, debe dárselo a personas que tengan el ancho de banda Y las habilidades.